Die Prophylaxe und das Bestreben, Brände zu vermeiden, sowie die Eindämmung von aufgetretenen Bränden werden zwar als gemeinschaftliche Aufgabe aller in einem Unternehmen tätigen Personen angesehen – der Brandschutzbeauftragte nimmt in diesem Kontext jedoch eine besondere Position ein. Zwar obliegt dem Unternehmer bzw. dem Arbeitgeber die Gesamtverantwortung für den Arbeits-, und damit auch den Brandschutz, in seinem Unternehmen; zu seiner Unterstützung und Beratung sollte er einen Brandschutzbeauftragten bestellen.
Bei der Bestellung des Brandschutzbeauftragten muss der Arbeitgeber einige inhaltliche wie auch formelle Bedingungen erfüllen, damit die Bestellung rechtskräftig vorgenommen und vom Gesetzgeber wie auch dem Unfallversicherungsträger anerkannt wird. Zunächst muss bei dieser Maßnahme der Betriebs- bzw. Personalrat beteiligt werden. Diese Beteiligung basiert auf dem Betriebsverfassungs- oder Mitbestimmungsgesetz des jeweiligen Bundeslandes. Die Bestellung und damit die Übertragung von Aufgaben, müssen schriftlich erfolgen. Diese Förmlichkeit ist nicht allein aus Gründen des späteren Nachweises bedingt. Die Schriftform ist auch deshalb vorgeschrieben und wichtig, weil in der Bestellung des Brandschutzbeauftragten sowohl dessen Aufgaben als auch die Bedingungen genannt werden müssen, die dem Brandschutzbeauftragten obliegen und unter denen er seine Aufgaben zu erfüllen hat.
Solche Rahmenbedingungen sind zum Beispiel ein umfassendes Normenmanagement zum Arbeits- und zum Brandschutz, auf das der Brandschutzbeauftragte zugreifen kann. Schriftlich ist in der Bestellung des Brandschutzbeauftragten auch der Zugang zu den Liegenschaften des Unternehmens und den entsprechenden Räumlichkeiten regeln als auch die ihn zur Verfügung gestellten Arbeitsmittel. Ein wichtiger Aspekt in der Bestellung des Brandschutzbeauftragten ist die Zeit, die die bestellte Person zur Erfüllung seiner Aufgaben zur Verfügung gestellt wird und eine klare Abgrenzung seines Zuständigkeitsbereichs.
Ist bei einem Unternehmen die Notwendigkeit festgestellt worden, dass ein Brandschutzbeauftragter bestellt werden muss, jedoch im Unternehmen selbst keine geeignete Person vorhanden ist oder sich keine Person für diese Aufgabe zur Verfügung stellt, besteht die Möglichkeit (oder je nach Sichtweise: Erfordernis), einen Brandschutzbeauftragten von extern zu bestellen bzw. mit der Wahrnehmung dieser Aufgabe zu beauftragen. Bevor ein externer Brandschutzbeauftragter beauftragt wird, muss der Unternehmer sich die erforderliche Qualifikation der Person nach der VdS 3111:2015-03 nachweisen lassen. Dies betrifft insbesondere die Befähigung und die Ausbildung des Brandschutzbeauftragten. Eine besondere Herausforderung für den externen Brandschutzbeauftragten im Vergleich zum internen Brandschutzbeauftragten ist seine Einbindung in die interne Brandschutzorganisation. Dies betrifft weniger seine formelle Stellung als den praktischen Einsatz. Hier gilt es für den Unternehmer, den externen Brandschutzbeauftragten so in die internen Abläufe im Unternehmen einzubinden, dass er in die Lage versetzt wird, seinen Aufgaben auch fach- und sachgerecht nachkommen zu können. Umso wichtiger ist bei der Bestellung es (externen) Brandschutzbeauftragten eine konkrete Festlegung der Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten.
Auch bedingt die Funktion des Brandschutzbeauftragten, dass er spontan die Möglichkeit hat, den Unternehmer zu unterstützen und zu beraten, was in der Regel für einen internen Brandschutzbeauftragten spricht. Für die Beauftragung eines externen Brandschutzbeauftragten ist die kurzfristige Beratungsfunktion entsprechend vertraglich zu vereinbaren. Ein Sonderfall der Bestellung eines Brandschutzbeauftragten ist der Fall, wenn ein solcher entsprechend behördlicher oder gesetzlicher Auflagen zwingend vorgeschrieben ist. Hier ist möglicherweise die Zustimmung einer (Aufsichts-)Behörde vorgeschrieben. Beispielsweise der Unteren Bauaufsichtsbehörde, der Baugenehmigungsbehörde, der Brandschutzdirektion oder der Brandschutzdienststelle.